このサービスがお届けするもの
設定して終わりではなく、
ずっと一緒に調整していく。
四半期インボックス・コンパニオンは、トリアージアシスタントを設定した後の「その先」を担うサービスです。三ヶ月に一度、仕分けの状況を確認し、誤った分類が起きていないか、ルールが現在の顧客の問い合わせパターンに合っているかを、書面のまとめとともにお届けします。
何を変えるかはチームが決めます。Phantom Bridge Gridは、判断のための材料を静かに用意します。
四半期ごとの確認
定期的に状況を見直す仕組み
誤分類の発見
迷子になったメールを静かに救い出す
書面のまとめ
毎回、読みやすいサマリーをお届け
チームが判断する
変更は強制されない。選択肢をお渡しする
導入後に起きがちなこと
設定した当初は良かったのに、
いつの間にかずれていた。
AIアシスタントを設定した直後は、仕分けがきれいに機能しています。ところが数ヶ月が経つと、顧客からの問い合わせの傾向がいつのまにか変わっていたり、新しい製品やサービスに関するメールが増えていたりして、最初に設計したルールでは対応しきれない場面が出てきます。
誤ったカテゴリに仕分けられたメールは、見落とされやすい場所に積み重なっていきます。それに気づいたときには、対応が遅れてしまっていた——そのような状況が、放置していると起きてきます。
仕分けのルールは、一度作ったら終わりではありません。顧客との関係が変わるように、ルールも少しずつ手を入れていく必要があります。このサービスは、その「手を入れ続ける」作業を定期的に担います。
Phantom Bridge Gridのアプローチ
三ヶ月に一度、
静かに点検する。
仕分け状況の確認
直近の四半期の仕分けデータを確認します。どのカテゴリに偏りが出ているか、誤分類が増えている箇所はないか、数字と実例をもとに整理します。
誤ルーティングの特定
顧客が本来とは異なるカテゴリに振り分けられていた事例を特定します。どこで判断がずれたのかを、具体的な例とともにまとめます。
調整の提案と実施
変更が必要な箇所を書面でお伝えします。チームが「変えたい」と判断した部分だけ、合意の上で静かに調整します。すべてを変える必要はありません。
四半期ごとの流れ
年に四回、
受信トレイを一緒に見直す。
四半期末の通知
各四半期の終わりに、確認開始のご連絡をお送りします。チームからの特別な準備は必要ありません。データのアクセス方法を確認するだけで始められます。
仕分けデータの確認
直近三ヶ月の仕分けパターンを分析します。傾向の変化、誤分類の件数と種類、新しいパターンの出現などを記録します。
書面サマリーのお届け
確認した内容を短く、読みやすい書面にまとめてお届けします。「調整を検討してほしい箇所」と「現状維持でよい箇所」を明確に分けて記載します。
合意した調整の実施
チームが「変えたい」と判断した箇所だけ、アシスタントの設定を調整します。すべての変更は書面で記録し、チームと共有します。
継続的なサポートで感じていただけること
- 仕分けの精度が、時間とともに高まっていく
- 誤分類による対応漏れが少しずつ減る
- 顧客の問い合わせの変化に、遅れずについていける
- アシスタントが「古くなっていく」心配がない
- 受信トレイの状況が「見えている」安心感
四半期の確認スケジュール（目安）
スケジュールはチームの状況に合わせて柔軟に調整できます。
費用について
継続的なサポートを、
予測可能な費用で。
四半期インボックス・コンパニオンは、一四半期ごとの固定料金です。各四半期の確認と調整作業がすべて含まれています。開始タイミングや支払いサイクルについては、お問い合わせの際にご相談ください。
四半期ごと（年4回）
費用の考え方
放置したときのコストと、
調整し続けるコスト
AIアシスタントの仕分けルールは、顧客の問い合わせパターンが変化すると少しずつズレていきます。そのズレを放置すると、誤分類が積み重なり、担当者が手作業で修正する時間が少しずつ増えていきます。
定期的な調整は、そのズレが大きくなる前に修正する仕組みです。三ヶ月に一度という頻度は、多すぎず少なすぎず——変化を捉えるのに適切な間隔として、経験上もっとも機能しやすいと考えています。
すでにトリアージアシスタントを設定されている場合は、そのまま継続としてご利用いただけます。まだアシスタントをお持ちでない場合は、設定サービスからご相談ください。
このアプローチについて
なぜ「定期的な見直し」が必要なのか。
問い合わせのパターンは季節によって変わる
年末の注文増加、春の新生活に関わる問い合わせ、夏の配送遅延——顧客からのメールは季節ごとに傾向が変わります。その変化に合わせて仕分けルールを調整することで、精度が保たれます。
新製品やサービス変更が問い合わせを変える
新しい商品やサービスが加わるたびに、それに関連する新しい種類の問い合わせが届き始めます。最初に設計したカテゴリには存在しなかった内容が、少しずつ増えていきます。
小さな調整が積み重なって大きな改善になる
一回の調整は小さなものでも、四半期ごとに積み重ねていくことで、受信トレイの仕分け精度は着実に高まっていきます。1年後、2年後の受信トレイの扱いやすさに、確かな違いが生まれます。
毎回の確認で見ていること
安心してお任せいただけるよう
毎回のサマリーに、
納得できなければお伝えください。
お届けした四半期サマリーの内容が、実際の状況を正確に反映していないと感じた場合は、遠慮なくお知らせください。確認した内容を見直して、より実態に即した形に修正します。
また、途中でこのサービスを終了したい場合は、次の四半期の開始前にお伝えいただければ、それ以降の費用は発生しません。長く続けることに価値があると思っていただけるよう、毎回のサマリーを丁寧に作成します。
サマリーの修正対応
実態と異なると感じた場合は見直しします
いつでも終了できる
次の四半期前に伝えれば費用は発生しない
変更の強制なし
提案はするが、決めるのは常にチーム
変更履歴の記録
いつ何を変えたかが書面で残る
次のステップ
始め方は、シンプルです。
フォームからご連絡
お問い合わせフォームから、現在の状況をお知らせください。すでにアシスタントをお持ちかどうか、受信トレイのおおよその規模など、差し支えない範囲で構いません。
状況のヒアリング
2〜3営業日以内にご連絡し、現在の仕分けの状況や過去の経緯についてお聞きします。すでにアシスタントがある場合は、その設定内容も確認します。
開始四半期の確定
合意内容と費用を確認した後、最初の確認を行う四半期を決めます。準備ができたタイミングで始められます。
定期的なサマリーの受け取り
以降は四半期ごとに確認と調整が続きます。チームの負担が少ない形で、静かに進んでいきます。
四半期インボックス・コンパニオン — ¥118,000 / 四半期
受信トレイを、
ずっと整えていきませんか。
まずはフォームから、現在の状況を少しお聞かせください。お返事は2〜3営業日以内にいたします。
お問い合わせフォームへ