このサービスがお届けするもの
メールの流れを、
書面で整理してお返しします。
受信トレイ確認サービスでは、チームの同意を得た上で1ヶ月分のメールサンプルを確認し、どこに時間が費やされているか、どのパターンが繰り返されているかを、率直に書いてお届けします。
結論ありきで進めることはしません。まず現状をそのまま見て、整理して、2〜3つの考えられる次のステップを添えてお渡しします。それをどう使うかは、チームが決めることです。
現状の把握
何が届いていて、何に時間がかかっているか
書面での報告
読みやすい形で整理してお渡し
具体的な提案
2〜3つの考えられる次のステップ
2週間で完了
受け取りから報告書まで
多くのチームが感じていること
「なんとなく忙しい」が、
ずっと続いている。
カスタマーサポートのチームにいると、毎日の受信トレイが「こなすべきもの」として積み重なっていきます。特定の担当者だけが特定の種類のメールに対応している、同じような内容が繰り返し届いている、どこかで対応漏れが起きている——そんな感覚は、多くのチームが共有しているものです。
問題は、その「なんとなく」がどこから来ているのかを、日々の業務の中で確かめる余裕がないことです。何かを変えようにも、何を変えればいいのかわからない状態が続きます。
このサービスは、そのような状況にあるチームのために作りました。まず現状をきちんと見ること。そこから始めます。
Phantom Bridge Gridのアプローチ
丁寧に確認して、
率直にお伝えします。
チームの同意から始める
受信トレイを確認する前に、関係するチームメンバー全員に目的と範囲を説明します。誰も知らない形で進むことはありません。
サンプルを静かに読む
1ヶ月分のメールを分類しながら確認します。どのカテゴリが多いか、どのやりとりに時間がかかっているかを記録します。
書面でお届けする
発見したことを短く、読みやすい形にまとめます。専門用語は使いません。次に何ができるかについて、2〜3の選択肢も添えます。
一緒に進める流れ
押しつけがましくなく、
でも確実に。
初回のお話し合い
まずチームの状況をお聞きします。受信トレイのおおよその規模、よくある問い合わせの種類、現在の対応フローについて、気軽な雰囲気でお話しします。
サンプルの共有
チームの同意を得た上で、メールサンプルを安全な方法で共有していただきます。個人情報の取り扱いについても、その際に丁寧に確認します。
確認と整理
およそ2週間かけて、受け取ったサンプルを丁寧に確認します。進捗についてはメールでお知らせします。
報告書のお届けと対話
まとめた内容を書面でお送りし、内容についてご質問があればオンラインでお話しします。報告書は、チーム内で自由に共有していただけます。
このサービスで感じていただけること
- 「なんとなく忙しい」の正体が見えてくる
- どこから手をつけるか、具体的な方向性が持てる
- 外部の目で整理された、読みやすい報告書が手元に残る
- チームへの説明資料としても活用できる
- 次のステップを強制されることなく、自分たちで判断できる
費用について
透明に、シンプルに。
受信トレイの確認サービスは、固定料金でご提供しています。内容によって追加費用が発生することはありません。お支払いのタイミングや方法については、お問い合わせの際にご相談ください。
費用の考え方
このサービスが持つ実際の価値
カスタマーサポート担当者が1通のメールを分類・振り分けるのにかかる平均時間は、およそ3分とされています。1日100通のメールがあれば、仕分けだけで約5時間です。
現状を把握することで、どこを改善すれば最もチームの時間が戻ってくるかが見えてきます。このサービスは、その「地図」をお渡しするものです。
次のステップに進むかどうかは、報告書を受け取った後に、チームで自由に判断していただけます。何かを決める義務はありません。
このアプローチについて
なぜ「確認から始める」のか。
定型的な仕分け作業に費やされている時間の割合（業界調査より）
多くのチームで、業務時間の大きな割合が仕分け作業に使われています。まずその実態を数字で把握することが、改善への道筋を開きます。
日常の中では気づきにくいパターンを発見する
毎日同じ受信トレイを見ているチームには、「当たり前」になってしまっているパターンがあります。外部から見ることで、それが初めて見えてきます。
具体的な根拠をもとに、次の一手を考えられる
何かを変えるときに「なんとなく」ではなく、実際のデータと観察をもとに判断できることは、チームにとっても経営者にとっても大きな違いをもたらします。
安心してお任せいただけるよう
報告書に納得できなければ、
遠慮なくお伝えください。
お届けした報告書の内容が、期待していたものと大きく異なっていた場合は、率直にお知らせください。内容を見直して、より的確な形にまとめ直します。
このサービスの目的は、チームが「なるほど」と感じられる、実際に使える報告書をお渡しすることです。それが達成できていないと感じたときは、そのままにしません。
報告書の修正対応
納得いただけない場合は内容を見直します
継続の義務なし
次のサービスに進む義務は一切ありません
メールデータの取り扱い説明
サンプルの扱い方を事前に明確にします
質疑応答セッション付き
報告書についての疑問を直接お聞きします
次のステップ
始め方は、とてもシンプルです。
フォームからご連絡
お問い合わせフォームから、チームの状況について少しだけお聞かせください。何を送ればいいか迷う必要はありません。
簡単なお話し合い
2〜3営業日以内にご連絡します。メールや短いオンラインミーティングで、現在の状況をお聞きします。
サンプルの共有
合意の内容と費用を確認した上で、メールサンプルを安全な方法でお送りいただきます。チームへの説明も一緒にサポートします。
報告書の受け取り
約2週間後に報告書をお届けします。内容についてのご質問は、セッションでお答えします。
受信トレイの確認 — ¥38,000
何が届いているか、
一緒に確かめませんか。
まずはフォームから、チームの状況を少しだけお聞かせください。お返事は2〜3営業日以内にいたします。
お問い合わせフォームへ