このサービスがお届けするもの
受信トレイが、
静かに整理されている状態へ。
トリアージアシスタントの設定サービスでは、チームが合意したカテゴリに従って受信メールを自動的に仕分けするAIアシスタントを構築します。何を自動返信し、何を必ず人間の目に届けるか——その判断基準を、あなたのチームと一緒に設計します。
導入後は、チームへの引き継ぎノートと短いトレーニングセッションも含まれています。アシスタントがどのように動いているかを、チーム全員が把握している状態で運用を始めます。
自動仕分けの設定
合意したルールに基づいて静かに動く
人間への引き継ぎルール
必要なメールは必ず人の目に届く
チームへの引き継ぎ
ノートとトレーニングセッション付き
透明な運用
誰もが仕組みを理解している状態で始まる
多くのチームが直面していること
仕分けに追われて、
本当の仕事が後回しになっている。
受信トレイを開くたびに、返品リクエスト、配送確認、一般的な質問、クレーム——さまざまな種類のメールが混在しています。それを一つひとつ読んで、どこに振り分けるか判断して、適切な担当者に回す。その作業が、気づかないうちに一日の時間をかなり占めていることがあります。
どのメールも大切です。ただ、その仕分け作業のすべてが、人間の判断を必要としているわけではないとしたら——定型的なパターンの多くは、合意したルールに従って自動的に処理できるかもしれません。
とはいえ、何でも自動化すればいいわけではありません。感情的なメッセージや複雑な状況は、必ず人の目に届く必要があります。その「どこまで」を丁寧に設計することが、このサービスの核心です。
Phantom Bridge Gridのアプローチ
ルールはチームと一緒に、
境界線は明確に。
カテゴリの設計
受信メールをどのカテゴリに分けるか、チームと話し合いながら決めます。5〜8程度のシンプルなカテゴリが、実際には最もうまく機能します。
自動処理と人への引き継ぎ
何を自動返信し、何を担当者に通知し、何は必ず人間が最初に確認するか。その区分けを書面で整理して、合意の上で設定します。
アシスタントの構築と確認
設定したルールに基づいてアシスタントを構築し、実際の動作をチームと一緒に確認します。想定と違う動きがあれば、その場で調整します。
一緒に進める流れ
チームが理解している状態で、
運用を始める。
現状の把握とヒアリング
現在の受信トレイの状況、よくある問い合わせの種類、チームの対応フローについて詳しくお聞きします。受信トレイ確認サービスを経ている場合は、その報告書をもとに話が進みます。
ルールの設計と書面化
カテゴリの定義、自動処理の範囲、人への引き継ぎ条件を書面にまとめます。チーム全員が読んで納得できる形にします。
アシスタントの設定
合意した内容をもとにアシスタントを構築します。設定が完了したら、実際のメールサンプルで動作を確認します。
引き継ぎとトレーニング
チームへの引き継ぎノートと、短いトレーニングセッション（約1時間）でチーム全員がアシスタントの動きを把握できる状態にします。
導入後に感じていただけること
- 受信トレイを開いたとき、すでに整理されている
- 本当に人が対応すべきメールだけが目に入る
- 担当者ごとのバラつきが静かに揃っていく
- チーム全員がアシスタントの動きを把握している安心感
- 仕分け作業に使っていた時間が、少しずつ戻ってくる
アシスタントが動き始めてから気になる点が出てきた場合は、設定完了から30日以内であればご連絡ください。
費用について
一度の投資で、
継続的な効果が生まれます。
トリアージアシスタントの設定は、固定料金でご提供しています。設定が完了した後、アシスタントは追加費用なく動き続けます。お支払い方法や時期については、お問い合わせの際にご相談ください。
費用の考え方
仕分け作業に使われている時間を、取り戻すために
1日100通の受信メールがあるチームの場合、仕分けだけで毎日5時間近くが費やされている計算になります。月に換算すれば、それは100時間を超えます。
その時間の一部でも取り戻せれば、このサービスの費用は数ヶ月で回収できる可能性があります。もちろん状況によって異なりますし、そのような約束はできません。ただ、現状を変えることには、実際の価値があります。
受信トレイ確認サービスをすでにご利用の場合は、その報告書をもとにスムーズに進めることができます。
このアプローチについて
なぜ「合意から始める」のか。
チームの納得が、運用の安定につながる
アシスタントがどのような基準で仕分けをしているかを、チーム全員が理解していると、想定外の動きが起きたときに落ち着いて対処できます。ブラックボックスにしないことが、長く安定した運用の基礎です。
人への引き継ぎルールを最初に設計する
感情的な内容のメール、苦情、複雑な状況——これらは最初から「必ず人が確認する」として設定します。自動化できるものと、してはいけないものを、最初の設計段階で明確に分けます。
シンプルなルールほど、長く機能する
複雑なルールは、少し状況が変わっただけで機能しなくなることがあります。5〜8つのカテゴリをシンプルに定義し、明確な基準で運用することが、時間とともに崩れにくい仕組みを作ります。
導入の目安となる期間
ヒアリング・ルール設計
アシスタント設定・動作確認
引き継ぎノート作成・トレーニング
フォローアップ対応
安心してお任せいただけるよう
設定後に気になることが出てきたら、
30日以内にご連絡ください。
アシスタントが動き始めてから、想定と違う動きに気づくことがあります。設定完了から30日以内であれば、調整のご依頼をお受けします。仕分けのルールを少し見直す、特定のカテゴリの判断基準を調整する——そういった細かな修正に対応します。
また、チームトレーニングについても、セッション後に「もう少し補足が必要」という場合は、追加のフォローをいたします。チーム全員が使い方を把握している状態になるまで、丁寧にお付き合いします。
30日間の調整対応
設定完了後の細かな修正に対応
トレーニングのフォローアップ
チームが理解できるまでサポート
引き継ぎノートの改訂
チームからの意見をもとに更新
透明なルール管理
設定内容はすべて書面で共有
次のステップ
まずはご連絡ください。
あとは一緒に進めます。
フォームからご連絡
お問い合わせフォームから、チームの状況を少しお聞かせください。受信トレイの規模や現在の課題など、差し支えない範囲で構いません。
ヒアリングセッション
2〜3営業日以内にご連絡し、オンラインで30〜45分のヒアリングを行います。現在の対応フローやよくある問い合わせについてお聞きします。
ルール設計と設定
合意内容と費用を確認した後、カテゴリ設計のワークショップを行い、アシスタントの設定に進みます。
引き継ぎとフォロー
設定完了後にトレーニングセッションを行い、30日間のフォローアップ対応をもってお届けが完了します。
トリアージアシスタントの設定 — ¥98,000
仕分けをAIに任せて、
チームの時間を取り戻しませんか。
まずはフォームから、受信トレイの現状について少しだけお聞かせください。お返事は2〜3営業日以内にいたします。
お問い合わせフォームへ